Zásady ochrany osobních údajů — ContextLoop

1. Úvod

Primární činností je pořádání prezenčních setkání a akcí (eventů) komunity ContextLoop a online sdílení zkušeností členů komunity zaměřené na Vibecoding a AI asistované programování. Součástí služby jsou webové stránky a související elektronická komunikace pro informování o akcích, registraci zájmu, vstupenky či kontakt, zpětnou vazbu a doprovodný obsah. Tyto nástroje společně označujeme jako „Služby"; v textu používáme i „my" nebo „nás".

Chránit vaše soukromí je pro nás zásadní. Tento dokument vysvětluje, jaké údaje můžeme zpracovávat, k jakým účelům, jak dlouho je uchováváme a jaká práva máte.

Účastí na akci, používáním webu nebo jiných Služeb v příslušném rozsahu berete na vědomí zpracování dle těchto zásad, kde to zákon vyžaduje spolu se souhlasem nebo jiným právním základem.

2. Kategorie zpracovávaných údajů

V závislosti na tom, jak Služby využíváte, můžeme zpracovávat zejména:

2.1 Kontaktní a registrační údaje z webových formulářů

• E-mailovou adresu a případně jméno nebo přezdívku, pokud je zadáte v kontaktním formuláři, formuláři zájmu o akce nebo v jiném formuláři na webu.
• Při registraci na akci můžete být požádáni rovněž o adresu trvalého pobytu nebo kontaktní adresu a telefonní číslo. Tyto údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud je při registraci sami uvedete, a v rozsahu nezbytném pro organizaci a průběh akce v místě konání, komunikaci s účastníky a plnění souvisejících povinností.
• Text zprávy nebo jiný obsah, který do formuláře vložíte.

2.2 Zpětná vazba a obsah z komunitních aktivit

• Údaje z formulářů zpětné vazby k akcím.
• Obsah přihlášek nebo příspěvků do aktivit typu minihackathon (např. název díla, popis, případně technické soubory), pokud se jich zúčastníte na akci.

2.3 Odběr e-mailů a kampaně

• Pokud jste se přihlásili k zasílání informací o akcích, zpracováváme váš e-mail a související údaje pro odesílání sdělení, včetně evidence odhlášení (odhlášení je možné prostřednictvím odkazu v e-mailu).

2.4 Technické údaje a analytika

• Technické a provozní údaje (např. IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, čas požadavku) nezbytné pro provoz webu a zabezpečení.
• Web může využívat nástroje měření návštěvnosti (např. Google Analytics) v souladu s nastavením cookies a dokumentací příslušného poskytovatele.

2.5 Registrace na akce u třetích stran

• Prodej vstupenek nebo registrace na konkrétní akce může probíhat u nezávislých platforem (např. Eventcube, Meetup, sociální sítě). Tamější zpracování údajů se řídí podmínkami a zásadami ochrany osobních údajů těchto platforem. Na těchto platformách můžete rovněž zadat adresu a telefon; pokud takové údaje v souvislosti s akcí ContextLoop zpracováváme i my (např. jejich předáním nebo synchronizací pro organizaci akce), platí pro ně tato zásada v příslušném rozsahu.

2.6 Audiovizuální záznamy z akcí

Na prezenčních akcích ContextLoop může být pořizován audiovizuální záznam (např. fotografie, video a zvukové nahrávky) dokumentující průběh akce a účastníky.

Účastí na akci v místě konání souhlasíte se zpracováním osobních údajů v podobě zobrazení vaší podoby, hlasu a projevu v takovém záznamu a se zveřejněním záznamu či jeho částí na webových stránkách ContextLoop, na sociálních sítích a v propagačních materiálech souvisejících s akcemi a komunitou ContextLoop (včetně pozvánek, shrnutí akcí a prezentace komunity).

Pokud nechcete být v záznamu zachyceni v určitém rozsahu, můžete se obrátit na organizátory na místě akce nebo na info@contextloop.cz; vždy záleží na konkrétní situaci a technické možnosti úprav již zveřejněného obsahu.

2.7 Platby a platební brána Stripe

Při online platbě za vstup, příspěvek nebo jinou službu související s akcemi ContextLoop může být platba zpracována prostřednictvím platební platformy Stripe (nebo propojených produktů Stripe dle nastavení integrace).

• Údaje o platební kartě (číslo karty, CVC apod.) zadáváte přímo do rozhraní Stripe; my je v plné podobě nezpracováváme ani neukládáme. Zpracování těchto údajů probíhá u Stripe jakožto poskytovatele platebních služeb v souladu s jeho zásadami ochrany osobních údajů a požadavky na zabezpečení plateb (včetně PCI DSS).
• V souvislosti s platbou můžeme od Stripe nebo z našich systémů propojených se Stripe zpracovávat nebo evidovat zejména: identifikátor transakce nebo platby, stav platby, částku a měnu, datum a čas platby, případně poslední čtyři číslice karty a typ karty, fakturační údaje, které k platbě uvedete (např. jméno, e-mail, fakturační adresa), a technické záznamy související s provedením platby.
• Pokud platba probíhá výhradně u jiného poskytovatele (např. Eventcube) bez využití Stripe, řídí se zpracování podmínkami tohoto poskytovatele; pokud je Stripe v řetězci plateb zapojen, platí též tato část zásad v příslušném rozsahu.

3. Účely a právní základy zpracování

Údaje zpracováváme zejména k těmto účelům:

• Příprava, organizace a průběh prezenčních akcí, včetně registrace účastníků a použití kontaktních údajů (e-mail, telefon, adresa), které jste při registraci poskytli (typicky smluvní plnění nebo kroky před uzavřením smlouvy a oprávněný zájem).
• Provoz webu a komunikace na základě vašeho dotazu nebo žádosti (často smluvní plnění nebo oprávněný zájem).
• Pořizování a zveřejnění audiovizuálních záznamů z akcí pro dokumentaci, propagaci a informování komunity (souhlas, který dáváte účastí na akci ve spojení s těmito zásadami).
• Zasílání informací o akcích, pokud jste k tomu dali souhlas nebo je to přípustné dle práva (např. související služby).
• Zlepšování Služeb, měření návštěvnosti webu a bezpečnosti (oprávněný zájem nebo souhlas dle nastavení cookies).
• Zpracování plateb, evidence transakcí, vystavování dokladů, řešení reklamací a sporů a plnění účetních a daňových povinností v souvislosti s platbami (smluvní plnění, oprávněný zájem, právní povinnost), včetně využití Stripe jako zpracovatele plateb.
• Plnění zákonných povinností.

4. Doba uchovávání

Doba uchovávání závisí na účelu zpracování:

• Kontaktní a zájmové formuláře: po dobu vyřízení žádosti a přiměřeně poté pro případnou dokumentaci komunikace, nejdéle však po dobu stanovenou vnitřními pravidly nebo zákonem.
• E-mailové seznamy: do odvolání souhlasu nebo odhlášení, případně do ukončení účelu.
• Provozní a bezpečnostní logy: typicky omezená doba (např. řád měsíců až let), poté anonymizace nebo výmaz, pokud to zákon nevyžaduje jinak.
• Obsah minihackathonu a podobných aktivit na akci: po dobu trvání aktivity a prezentace výsledků na webu, pokud není s účastníky dohodnuto jinak; po ukončení může být odstraněn.
• Registrační údaje včetně adresy a telefonu: po dobu přípravy a konání akce a následně po dobu nutnou pro vyřízení závazků, dokumentaci a případné uplatnění práv (v souladu s vnitřními pravidly a zákonem).
• Audiovizuální záznamy z akcí: po dobu potřebnou pro propagaci komunity a archiv akcí, obvykle po celou dobu provozu webu a souvisejících kanálů, pokud zákon nevyžaduje jinak; u konkrétních záznamů můžete uplatnit svá práva (včetně odvolání souhlasu či námitky) prostřednictvím kontaktu uvedeného níže.
• Údaje související s platbami a Stripe: po dobu nezbytnou pro účely uvedené výše, včetně lhůt stanovených zákonem pro účetnictví a daňové doklady; část údajů uchovává přímo Stripe podle svých pravidel.

5. Práva subjektů údajů

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost (kde to dává smysl), námitku vůči zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

U uplatnění práv a dotazů nás kontaktujte na info@contextloop.cz.

6. Příjemci a zpracovatelé

• Osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme.
• Údaje mohou být svěřeny zpracovatelům (např. hosting, e-mailová infrastruktura, analytické nástroje) na základě smluv o zpracování osobních údajů v rozsahu nezbytném pro provoz Služeb.
• Pro zpracování plateb využíváme poskytovatele Stripe (Stripe, Inc. a související entity, např. Stripe Payments Europe Ltd., dle země a produktu). Zpracování osobních údajů v souvislosti s platbami se řídí také dokumentací a zásadami ochrany osobních údajů společnosti Stripe dostupnými na jejích webových stránkách.
• Některé nástroje mohou zahrnovat přenos údajů mimo EHP (u Stripe včetně případného přenosu do USA); v takovém případě uplatňujeme vhodné záruky dle GDPR a smluvní mechanismy stanovené poskytovateli.

7. Zabezpečení

Používáme vhodná technická a organizační opatření (např. šifrování přenosu pomocí HTTPS, omezení přístupů). Žádný systém však není zcela bez rizika; pokud máte podezření na incident, dejte nám prosím neprodleně vědět.

8. Děti

Služby nejsou určeny dětem mladším 13 let (nebo mladším než zákonný věk digitálního souhlasu ve vaší zemi). Osobní údaje dětí vědomě neshromažďujeme; pokud se o takovém zpracování dozvíme, přijmeme kroky k jeho odstranění.

9. Změny zásad

Tento dokument můžeme aktualizovat. O podstatných změnách vás můžeme informovat prostřednictvím webu nebo e-mailem. Dalším používáním Služeb po zveřejnění změn berete na vědomí aktuální znění.

10. Kontakt

Dotazy ohledně ochrany osobních údajů:

Pořadatelem akcí pod značkou ContextLoop je Creo Innova s.r.o.

11. Správce údajů

Správcem osobních údajů je Creo Innova s.r.o. Dotazy ohledně ochrany osobních údajů směřujte na info@contextloop.cz.